Datenschutz bei Veranstaltungen

Mit den folgenden Informationen kommen wir unserer Informationspflicht nach Art. 13 und 14 DSGVO in Bezug auf Veranstaltungen der QGroup GmbH - im Folgenden QGroup genannt - nach. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie zu Ihren Datenschutzrechten.

Verantwortliche für die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten

Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten personenbezogenen Daten ist:
 
QGroup GmbH
Am Joseph 15
61273 Wehrheim
Telefon: +49 69 175 363 00
E-Mail: info@qgroup.de
 
Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Andreas Wernet
Telefon: +49 69 175 363 026
E-Mail: datenschutzbeauftragter@qgroup.de
 

Verarbeitung und Speicherung
Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:
 
-       Kontaktinformationen, insbesondere Vor- und Nachname, ggf. Titel, Adresse, ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse
 
-       Namen des Unternehmens bzw. der Institution, für die Sie tätig sind, ggf. Angaben zu Ihrer beruflichen Position
 
-       ggf. auf der Veranstaltung von Ihnen erstellte Foto- und Videoaufnahmen
 
Grundsätzlich erheben wir Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen oder erhalten diese von dem Unternehmen bzw. der Institution (z. B. aufgrund einer projektbezogenen oder langjährigen Zusammenarbeit), für die Sie tätig sind, damit wir Sie zu einer unserer Veranstaltung einladen können.
 
 

Zweck und Rechtsgrundlage
der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verwenden Ihre Kontaktdaten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) zum Versand von Einladungen zu unseren Veranstaltungen und/oder fertigen Foto- und/oder Videoaufnahmen bei Veranstaltungen an. In Abhängigkeit der Veranstaltung erhalten Sie im Vorfeld oder im Nachgang veranstaltungs- oder unternehmensrelevante Materialien (z. B. Programm-Flyer, Angebots-Flyer, Veranstaltungsprogramm, etc.) per Post oder per E-Mail.
 
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO beruhend auf unserem berechtigten Interesse, einer wechselseitigen adäquaten Kommunikation und Information nachkommen zu können und aufgrund unseres unternehmerischen Handelns, das auch Veranstaltungen sowie die Einbindung von Berichterstattern umfasst. Als Rechtsgrundlage gilt ebenfalls Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
 
Wenn Sie an einer unserer Veranstaltung teilnehmen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um die Veranstaltung entsprechend organisieren, durchführen und Ihnen die Teilnahme ermöglichen zu können. Dazu zählt zum einen, dass wir Ihre personengebundenen Daten in ein Datenverzeichnis aufnehmen, um Ihnen die Einladung zukommen zu lassen, und zum anderen, dass wir eine Rückantwort (z. B. Anmeldung per E-Mail oder mit Hilfe eines Rücksende-Einlegers per Post) zu Ihrer Teilnahme erhalten, um die Veranstaltung besser vorbereiten zu können. Darüber hinaus nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten für den Versand zusätzlich gewünschter Informationen (z. B. per Bestellformular). Ihre personenbezogenen Daten werden Dritten nicht (z. B. kooperierende Unternehmen oder andere Teilnehmer der Veranstaltung) bspw. in elektronischer Form oder in Form eines Teilnehmerverzeichnisses zur Verfügung gestellt bzw. weitergegeben.
 
Ausschließlich für den postalischen oder digitalen Versand der Einladungen nutzen wir teilweise eine Zusammenarbeit mit Dienstleistungsanbietern (z. B. Auftragsverarbeiter, Versanddienstleistungsunternehmen), die ausschließlich für den Zweck der Versendung der Einladungen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben.
 
Im Falle einer Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung der Veranstaltung (z. B. Ankündigung Ihrer Person als Redner oder Übermittler eines Grußwortes im Rahmen der Moderation der Veranstaltung) oder zur Durchführung der Veranstaltung selbst werden wir Sie bereits im Vorfeld über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO.
 
Bei Veranstaltungen, an denen Personen des öffentlichen Interesses teilnehmen und daher ein hohes Interesse an einer medialen Berichterstattung besteht (wie z. B. Besuch des Ministerpräsidenten oder anderer politische Mandatsträger), stellen wir personenbezogene Daten dieser Personen auch auf unserer Website, über unsere Social Media-Kanäle, in Pressemitteilungen, gegenüber interessierten Pressevertretern zur Einsicht und zum Download über eine Login-Funktion zur Verfügung. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Berichterstattung über die Veranstaltung. Fordert das BKA aufgrund der Anwesenheit von Personen öffentlichen Interesses (z. B. Ministerpräsident) auf der Veranstaltung eine Sicherheitsüberprüfung, werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu diesem Zweck an das BKA weitergegeben. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b), c) und e) DSGVO.
 
Wenn Sie keine Einladungen zu unseren Veranstaltungen mehr wünschen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken zu widersprechen, indem Sie eine E- Mail mit Ihrem Widerspruch an datenschutzbeauftragter@qgroup.de senden. In diesem Fall werden wir die Zusendung von Einladungen zu unseren Veranstaltungen unverzüglich beenden und Ihre Daten löschen.

Zweck und Rechtsgrundlage
der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
in Form erstellter Foto- und/Videoaufnahmen

Während unserer Veranstaltungen werden teilweise Fotos und/oder Videoaufnahmen, die meist einzelne oder Gruppen von Teilnehmern zeigen, die nicht im Mittelpunkt des Bildes stehen, gefertigt. Wir als veranstaltendes Unternehmen, Medienvertreter sowie Kooperationspartner der Veranstaltung können Foto- und/oder Videoaufnahmen zur Information der Öffentlichkeit publizieren. Dies betrifft insbesondere die Veröffentlichung auf unserer Website www.qgroup.de, auf unseren Social Media-Kanälen, in Newslettern und für Pressemitteilungen sowie im Rahmen der internen Dokumentation oder externen Berichterstattung, ggf. auch zusammen mit Ihren personenbezogenen Daten.
 
Neben den Foto- und Videoaufnahmen werden automatisch auch Metadaten (z. B. Ort, Zeit der Aufnahme, Standort) in den Digitalkameras gespeichert. Rechtsgrundlage für das Anfertigen, Speichern und das Veröffentlichen von Foto- und Videoaufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Dokumentation und Berichterstattung über die Veranstaltung. Darüber hinaus verweisen wir auf § 22 und
§ 23 Kunsturhebergesetz (KUG) sowie die Berufs- und Kunstfreiheit von Fotografen (Art. 15 Charta der Grundrechte der Europäischen Union (GRCh) und Art. 13 GRCh). Als Rechtsgrundlage gilt ebenfalls Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
 
Sie als teilnehmende Person haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Anfertigung und Speicherung Ihrer Foto- und Videoaufnahmen, die Ihre Person betreffen, zu widersprechen. Der Widerspruch ist dem vor Ort Foto- und Videoaufnahmen fertigenden Mitarbeitenden der QGroup mitzuteilen. Darüber hinaus können Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an datenschutzbeauftragter@qgroup.de senden.
 
Als Veranstalter haben wir keinen Einfluss auf die Fertigung und Verwendung von Fotos und Videoaufnahmen durch Medienvertreter bei einer Veranstaltung und können keine Angaben zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch diese externen Berichterstatter machen.

Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten
 

Ihre Kontaktdaten für den Versand von Einladungen sowie die von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO gespeicherten Foto- und Videoaufnahmen werden so lange gespeichert, bis Sie gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch (z. B. per E-Mail an datenschutzbeauftragter@qgroup.de) einlegen, es sei denn es liegen berechtigte Gründe für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 21 Abs. 1 Satz 2 DSGVO vor. Ihren Widerspruch werden wir für die Dauer von zwei Jahren zum Zweck der Dokumentation und Beweissicherung speichern.
 
Die sonst zur Durchführung der Veranstaltung (z. B. schriftliche oder digitale Rückantworten zu Ihrer Teilnahme, Anforderung von Informationen per Bestellformular) oder aufgrund einer Sicherheitsüberprüfung erhobenen personenbezogenen Daten werden direkt nach der Veranstaltung gelöscht.
 
Aufgrund von Auftragsverarbeitungsverträgen mit Dienstleistungsunternehmen stellen wir sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den Erfordernissen der zu erbringenden Leistungen an Dritte weitergegeben und entsprechende Löschfristen eingehalten werden.

Hinweis auf Ihre Rechte
hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten sowie auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen. Weiterhin haben Sie das Recht auf die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (z. B. im Falle einer neuen oder fehlerhaften Anschrift) und ggf. auf Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO).
 
Darüber hinaus können Sie jederzeit von uns nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DSGVO verlangen, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder die Datenverarbeitung einzuschränken.
 
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen (Art. 21 DSGVO).
 
Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, können Sie sich jederzeit an uns als Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden.
 
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist der Hessische Datenschutzbeauftragte im Sinne des Art. 51 Abs. 1 DSGVO. Sie erreichen die Aufsichtsbehörde unter folgendem Kontakt: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 31 63, 65021 Wiesbaden, Telefon: 06 11/140 80, E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de, Homepage: https://www.datenschutz.hessen.de